Thông quan là gì? Quy trình thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu chi tiết nhất

Căn cứ Điều 4 Luật Hải quan 2014:

“Thông quan là việc hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý nghiệp vụ hải quan khác.”

Như vậy thông quan là quá trình cơ quan Hải quan kiểm tra, giám sát và chấp nhận cho hàng hóa hoặc phương tiện vận tải được phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam sau khi đã hoàn tất các thủ tục hải quan theo quy định pháp luật. Nói cách khác, đây là thủ tục bắt buộc khi giao dịch quốc tế về xuất nhập khẩu hàng hóa, phương tiện để hàng hóa có thể hợp pháp lưu thông qua biên giới.

Hiểu một cách đơn giản:

• Thông quan hàng xuất khẩu: Hàng được phép rời khỏi Việt Nam.
• Thông quan hàng nhập khẩu: Hàng được phép nhập vào Việt Nam để lưu hành, tiêu thụ hoặc sản xuất.

Tùy loại hàng hóa và phương tiện vận tải, việc thông quan chỉ được thực hiện khi đáp ứng đủ điều kiện về đối tượng, chứng từ và quy trình pháp lý.

Có hai nhóm đối tượng được áp dụng thủ tục thông quan:

• Hàng hóa xuất – nhập khẩu: Phải không nằm trong danh mục cấm xuất nhập khẩu và đáp ứng yêu cầu về chủng loại, mẫu mã, số lượng theo quy định.
• Phương tiện vận tải xuất nhập cảnh hoặc quá cảnh: Bao gồm tàu biển, máy bay, ô tô, tàu hỏa quốc tế,… thuộc tổ chức, cá nhân tạm nhập – tái xuất hoặc tạm xuất – tái nhập không nhằm mục đích thương mại.

Khi hàng hóa hoặc phương tiện đáp ứng đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ, chúng sẽ được phép thông quan hợp pháp.

Để được thông quan, doanh nghiệp phải:

• Hoàn thành đầy đủ hồ sơ hải quan, thực hiện đúng quy trình, đúng trình tự pháp luật.
• Người thực hiện thông quan cần có kiến thức nghiệp vụ hải quan, hiểu rõ quy định để tránh sai sót trong khai báo.

Việc thực hiện thủ tục thông quan không chỉ mang tính pháp lý mà còn có ý nghĩa quản lý và kinh tế lớn. Cụ thể:

• Đảm bảo tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông qua biên giới.
• Quản lý thuế và nguồn thu ngân sách từ hoạt động xuất nhập khẩu.
• Ngăn chặn hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng xâm nhập vào thị trường.
• Đảm bảo an toàn quốc gia, an ninh và môi trường.

Do đó, mọi cá nhân hoặc doanh nghiệp khi thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu đều phải tiến hành thủ tục thông quan tại cơ quan Hải quan.

Sau đây là quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu:

Đối với hàng xuất khẩu, quy trình thông quan được thực hiện qua 4 bước cơ bản sau:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu cần)
• Giấy phép xuất khẩu (nếu là hàng có điều kiện)
• Tờ khai hải quan điện tử (khai trên hệ thống VNACCS/VCIS)

Doanh nghiệp khai báo điện tử trên hệ thống VNACCS

Tờ khai sẽ được phân luồng kiểm tra:

• Luồng xanh: Thông quan ngay.
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa.

Hàng hóa được đưa đến khu vực tập kết theo quy định tại tại khoản 3 Điều 22 Luật Hải quan 2014, cụ thể như sau: 

• Khu vực cửa khẩu (bao gồm cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế)
• Khu vực cửa khẩu bưu điện quốc tế
• Khu vực cảng biển hoặc cảng thủy nội địa có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh. Các cảng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa được thành lập trong nội địa
• Trụ sở của Chi cục Hải quan (nơi người khai hải quan nộp hồ sơ)
• Các khu vực khác theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan
• Các cơ sở sản xuất, công trình, nơi tổ chức hội chợ, triển lãm
• Kho ngoại quan, kho bảo thuế, địa điểm thu gom hàng lẻ
• Khu vực là địa điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam với Hải quan nước láng giềng ở cửa khẩu đường bộ;
• Trong trường hợp cần thiết, địa điểm kiểm tra ở tại khu vực, địa điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định.

Nếu bị phân luồng đỏ, Hải quan sẽ kiểm tra thực tế hàng hóa tại đây.

Người khai hải quan nộp thuế xuất khẩu, phí hải quan, lệ phí bốc xếp (nếu có), vé xe, thuế 26,... trước khi hàng được phép rời khỏi lãnh thổ Việt Nam.

Sau khi hoàn tất, hệ thống phản hồi “được thông quan” và hàng được phép vận chuyển ra nước ngoài.

Hàng nhập khẩu thường có quy trình phức tạp hơn vì liên quan đến kiểm tra chuyên ngành và nghĩa vụ thuế.

Các bước thực hiện như sau:

Gồm:

• Hợp đồng thương mại (Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading / Air Waybill)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – nếu cần)
• Giấy phép nhập khẩu (nếu là hàng có điều kiện)
• Kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có)
• Tờ khai hải quan nhập khẩu (trên hệ thống VNACCS)

Doanh nghiệp khai báo điện tử qua hệ thống VNACCS/VCIS, hệ thống tự động phân luồng (xanh – vàng – đỏ) để quyết định mức độ kiểm tra.

Doanh nghiệp cần nộp các loại thuế, gồm:

• Thuế nhập khẩu
• Thuế giá trị gia tăng (VAT)
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)

Thanh toán có thể thực hiện qua ngân hàng điện tử hoặc kho bạc Nhà nước.

Cơ quan Hải quan tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa thực tế, đối chiếu với hồ sơ khai báo.

Doanh nghiệp cần cử nhân viên giám sát và phối hợp chặt chẽ trong quá trình kiểm tra.

Khi hoàn tất mọi nghĩa vụ và kiểm tra, hệ thống trả về kết quả “hàng đã được thông quan”.

Doanh nghiệp có thể mang hàng về kho, lưu trữ hoặc đưa vào sản xuất – kinh doanh.

Khi làm thủ tục thông quan, doanh nghiệp sẽ phải chịu một số loại chi phí và thuế sau:

Bao gồm:

• Phí lưu kho, lưu bãi.
• Phí dịch vụ khai thuê hải quan.
• Phí sử dụng phương tiện kiểm hóa, phí vận chuyển nội địa.

Các khoản này thường do bên thứ ba (dịch vụ logistics hoặc đại lý hải quan) thực hiện và không thuộc cơ quan Nhà nước.

• Thuế nhập khẩu: Áp dụng với hàng nhập vào Việt Nam.
• Thuế VAT: Tính theo giá trị hàng sau khi nhập khẩu.
• Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).

Những khoản thuế, phí này thường được tính gộp vào giá vốn hàng hóa, vì vậy doanh nghiệp cần dự trù kỹ trước khi nhập hàng.

• Xác định chính xác mã HS Code để áp đúng thuế suất.
• Chỉ hàng hợp pháp, không thuộc danh mục cấm mới được thông quan.
• Nộp đầy đủ thuế và lệ phí trước khi nhận hàng.
• Nếu hàng nhập khẩu từ quốc gia có hiệp định thương mại với Việt Nam, hãy yêu cầu C/O để hưởng thuế ưu đãi.
• Nên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan uy tín nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.

Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ thông quan là gì, cùng điều kiện, quy trình và lệ phí thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu chi tiết nhất. Đây là thủ tục bắt buộc trong mọi hoạt động ngoại thương, đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho hàng hóa lưu thông qua biên giới.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị kỹ hồ sơ, tuân thủ quy định và hợp tác với đơn vị logistics chuyên nghiệp để đảm bảo quá trình thông quan nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí.

Trong bối cảnh hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển, việc tự thực hiện thủ tục thông quan đôi khi khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian, dễ sai sót và phát sinh chi phí không đáng có. Chính vì vậy, sử dụng dịch vụ thông quan hàng hóa chuyên nghiệp đang trở thành lựa chọn thông minh của nhiều doanh nghiệp.

Một đơn vị logistics hoặc đại lý hải quan uy tín sẽ giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn thời gian làm thủ tục: Nhờ am hiểu quy trình và hệ thống hải quan điện tử, hàng hóa được xử lý nhanh chóng, tránh chậm trễ tại cảng hoặc sân bay.
• Giảm thiểu rủi ro hồ sơ: Các chứng từ được kiểm tra kỹ lưỡng, hạn chế sai sót có thể dẫn đến phạt hoặc lưu kho ngoài ý muốn.
• Đảm bảo thông quan hợp pháp, an toàn: Hàng hóa được hoàn tất thủ tục đúng quy định, tiết kiệm chi phí và tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp.

Nếu bạn đang cần một đối tác hải quan đáng tin cậy, hãy để Công ty TNHH Đầu tư Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh Khánh đồng hành cùng bạn.

Với đội ngũ chuyên viên hải quan giàu kinh nghiệm, hệ thống làm việc chuyên nghiệp và quy trình xử lý minh bạch, Nhật Minh Khánh cam kết hỗ trợ trọn gói – từ khâu chuẩn bị hồ sơ, khai báo tờ khai đến hoàn tất thông quan hàng hóa nhanh chóng, đúng pháp luật.

👉 Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và trải nghiệm dịch vụ thông quan nhanh chóng, chuyên nghiệp – giúp doanh nghiệp bạn tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian và vận hành hiệu quả hơn!