Các bước cơ bản của qui trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển của Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh Khánh

Hiện nay với tình hình hình kinh tế ngày càng phát triển, việc trao đổi mua bán giao thương giữa các nước ngày cảng phổ biến, đẫn đến việc ra đời rất nhiều các công ty xuất nhập khẩu, đế hoạt động tốt trong lĩnh vực này chúng ta cần phải nắm rõ các vấn đề liên quan đến hoạt động Xuất Nhập Khẩu. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực liên quan đến hoạt động XNK, công ty TNHH Đầu Tư thương Mại Dịch Vụ XNK Nhật Minh Khánh, xin chia sẽ những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển: 

Đây là bước khởi đầu hết sức quan trọng cho qui trình nhập khẩu, trong bước này người mua hàng cần lưu ý những vấn đề sau: 

• Hàng mẫu
• Điều kiện thanh toán
• Thời gian giao hàng 
• Điều khoản giao hàng 
• Chứng từ thanh toán 

Đầy là những lưu ý hết sức quan trọng cho một qui trình nhập khẩu hàng hóa. 

Căn cứ vào điều khoản giao hàng trong hợp đồng đã ký, mà người mua có thể thực hiện bước 2 này hay không (ví dụ: điều kiện giao hàng FOB, EXW người mua hàng sẽ thực hiện bước 2 này) Trước khi đặt lịch tàu, bạn đã thỏa thuận và ký kết hợp đồng với nhà xuất khẩu về các điều khoản, điều kiện,…để nhập hàng cũng như lựa chọn dịch vụ vận tải (FWD) đáp ứng các yêu cầu của công ty. Tùy điều kiện giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng để xác định được bên nào sẽ thuê tàu để vận chuyển hàng.

Nhưng lưu ý cần cung cấp để lấy booking:

• Tên hàng, trọng lượng
• Số lượng cont ( cont 20’; 40’; cont khô hay cont lạnh) 
• Cảng bốc hàng ( port of loading )
• Cảng dỡ hàng ( port of discharge)
• Thời gian hàng sẵn sàng để hãng tàu sắp xếp lịch tàu chạy phù hợp 
• Thời gian tàu chạy (ETD)

Theo dõi tiến độ đóng hàng, thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu

• Kiểm tra container rỗng trước khi đóng hàng: yêu cầu chụp ảnh container rỗng
• Kiểm tra hình ảnh sau khi đóng hàng vào container
• Kiểm tra số cont/seal

Tiến hành làm vận đơn và kiểm tra chứng từ thanh toán: 

• Việc làm vận đơn là do phía người bán tiến hành, người mua chỉ việc kiểm tra thông tin. Vận đơn là chứng từ không thể thiếu trong chứng từ thanh toán, việc kiểm tra vận đơn căn cứ vào hợp đồng và booking, cần phải thống nhất các thông tin giống với nhau trước khi phát hành vận đơn gốc.
• Sau khi có vận đơn, phí người bán sẽ tiến hành phát hành chứng từ thanh toán theo yêu cầu hợp đồng, như: 
  • Commercial Invocie 
  • Packing list detail 
  • Certificate of Original 
  • Một số giấy tờ khác nếu người mua yêu cầu: kiểm dịch, hun trùng, chứng nhận chất lượng, số lượng, health …

Lưu ý: Trước khi phát hành chứng từ bản gốc, người bán sẽ gởi bản scan cho người mua kiểm tra tước. Các chứng từ trên phải trùng khóp các thông tin với nhau, nếu không sẽ khó khăn và mất nhiều thời gian trong việc nhận hàng tại phía người nhận, 

Trường hợp phát hiện chứng từ thanh toán không giống yêu cầu trong hợp đồng người mua hàng nên ngừng nghĩa vụ thanh toán, chờ thông tin đều chỉnh từ người bán.  

• Đối với các mặt hàng không cần giấy phép khi nhập khẩu thì bạn bỏ qua bước này.  Đối với hàng nhập có giấy phép: Doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai. 
• Tùy theo thời gian vận chuyển mà người nhập khẩu cân đối thời gian xin giấy phép cho phù hợp với thời gian vận chuyển, tránh phát sinh phí luu container và lưu bãi.

• Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng mà chứng từ gốc được gởi trực tiếp đến người mua bằng chuyển phát nhanh hay thông quan Ngân hàng. 
• Bộ chứng từ gốc có giá trị như một lô hàng, tránh thất lạc và sai sót 
• Bộ chứng từ gốc có thể đến trước hoặc sau khi thời gian hàng đến do liên quan đến thời gian vận chuyển.

• Thông báo hàng đến là một bản thông báo do Người vận chuyển phát hành, mục đích thông báo đến người mua hàng “hàng đã đến nơi được yêu cầu vận chuyển”
• Khi nhận được thông báo hàng đến (Notice of arrival), kiểm tra thông tin trên thông báo( ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, chi phí cước tàu).
• Sau đó mang B/L gốc (hoặc Surrender) và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu đóng các phí liên quan để lấy D/O (Delivery Order)

Lưu ý: Hiện nay một số hãng tàu bắt đầu sử dụng I-DO nên sẽ tiết kiệm được thời gian cho bước này.

Bước 1: Khai báo hải quan hàng nhập: 

• Chuẩn bị chứng từ để khai tờ khai hải quan ( khai bằng phần mềm khai báo hải quan ECUSC và được xử lí phân luồng tự động).
• Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
  • Sales contract.
  • Commercial invoice.
  • Packing list.
  • Bill of lading.
  • Giấy chứng nhận xuất xứ
  • Giấy tờ khác (tùy theo tính chất hàng nhập khẩu) …

Bước 2: Mở và thông quan tờ khai

• Sau khi tờ khai được phân luồng, tùy theo mức độ xanh – vàng – đỏ mà bạn chuẩn bị chứng từ để đi mở tờ khai khác nhau.
• Để có thể tiến hành mở tờ  khai, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ bản gốc của Mục 6. 

Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.

• Đối với hàng nhập (nhập kinh doanh), bạn cần quan tâm đến thuế, phải thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước thì mới được thông quan.
• Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, bạn có thể tiến hành in mã vạch. Bạn nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.

• Sau khi thanh lý xong, bạn tới phòng thương vụ cảng, cầm D/O (Còn hạn) để đóng tiền in phiếu nâng container. (Phiếu EIR). Giao cho tài xế 1 số chứng từ như phiếu EIR, D/O, giấy mượn container về kho riêng. Để tài xế trình hải quan giám sát cổng và tiến hành lấy container ra khỏi cảng chở về kho.
• Cần lưu ý các chứng từ, đặc biệt giấy mượn container phải bảo quản cẩn thận. Vì còn làm thủ tục trả rỗng sau khi rút hàng.

Lưu ý: Đường cấm là yếu tố hạn chế trong quá trình vận chuyển, nên khảo sát trước khi quyết định chọn phương án vận chuyển. 

• Bạn cần chú ý quá trình trả container rỗng, có thể phát sinh thêm chi phí ở bước này. Sau khi xe về tới kho, bạn chú ý kiểm tra kỹ các thông tin sau: Seal,  Chụp mặt ngoài và mặt trong, ván sàn, 2 cánh cửa container,  lỗ thông gió, chuôi cắm điện nhằm xác định tình trạng container trước
• Sau khi rút hàng xong, xe sẽ kéo container rỗng đi hạ cont theo quy định trên giấy hạ rỗng. Nhân viên bãi sẽ kiểm tra tình trạng cont rỗng, nếu không có vấn đề gì thì mới được hạ cont
• Tại nơi trả rỗng, điều độ cảng sẽ kiểm tra tình trạng container. Nếu có hư hại so với trước khi lấy container ra khỏi cảng sẽ ghi chú lên phiếu EIR. (Kèm xác nhận của tài xế).

Lưu ý: Việc xác định trình trang container rỗng sau khi trả là hết sức quan trọng, nó anh hưởng đến việc thu lại tiền cược của công ty. 

• Việc lấy phản hồi thông quan tờ khai là hết sức quan trọng, nó cũng là bước cuối cùng của khâu thủ tục hải quan. 
• Trường hợp hàng không phải kiểm tra chuyên ngành, giám định … tờ khai có thể thông quan ngay sau khi hoàn tất thủ tục, nghĩa vụ thuế 
• Trường hợp hàng phải kiểm tra chuyên ngành, giám định … người nhập khẩu phải bổ sung kết quả đạt của chuyên ngành, mới quan tất việc thông quan. 

Lưu ý: Chỉ khi nào lấy được tờ khai thông quan mới hoàn tất qui trình hải quan nhập khẩu, trường hợp chưa lấy được, phải xem nguyên nhân tại sao để tiến hành các bước kế tiếp.

• Sau khi hoàn tất thủ tục bạn nên lưu trữ các loại chứng từ liên quan đến lô hàng cẩn thận ít nhất là 5 năm để có thể xuất trình nếu kiểm tra sau này
• Các chứng từ cần lưu giữ:
• Các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; hồ sơ khai bổ sung; hồ sơ đăng ký danh mục hàng hoá miễn thuế; hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
• Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế; tiền chậm nộp; tiền phạt nộp thừa; hồ sơ đề nghị gia hạn nộp thuế; hồ sơ nộp dần tiền thuế nợ; hồ sơ xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế; tiền phạt nộp cho cơ quan hải quan…

>> Nếu có thắc mắc hoặc cần tìm hiểu thêm về quy trình nhập khẩu hàng hóa, Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn trực tiếp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistic, giao nhận xuất nhập khẩu, đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu … Công ty TNHH Đầu tư thương mại XNK Nhập Minh Khánh sẳn sang hợp tác tư vấn các bạn tất cả các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến Xuất Nhập Khẩu. 

Chúc Quý khách hàng thành công!