Các bước cơ bản của qui trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của Xuất Nhập Khẩu Nhật Minh Khánh

Cũng giống như bài viết trước về qui trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, nay công ty TNHH Đầu Tư TM DV XNK Nhật Minh Khánh muốn chia sẽ bài viết về Qui Trình Cơ Bản Của Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển.

Cũng giống như hàng nhập, đây là bước khởi đầu hết sức quan trọng cho qui trình xuất khẩu, trường hợp này chúng ta là người thụ hưởng tiền hàng nên cần phải cẩn thận trong bộ chứng từ thanh toán, trong bước này người mua hàng cần lưu ý những vấn đề sau: 

• Hàng mẫu
• Điều kiện thanh toán
• Thời gian giao hàng 
• Điều khoản giao hàng 
• Chứng từ thanh toán 

• Hầu hết các mặt hàng Xuất Khẩu tại Việt Nam được hưởng chính sách ưu đãi, nên rất ít các mặt hàng Xuất Khẩu cần phải xin giấy phép xuất. Tuy nhiên người xuất khẩu cũng nên tìm hiểu kỹ có hay không việc xin giấy phép Xuất Khẩu, tránh phát sinh ngoài ý muốn thời gian giao hàng, cũng như bộ hồ sơ trong chứng từ thanh toán.

Tùy theo điều kiện giao hàng trong hợp đồng phù hợp với Incoterm mà người bán chủ động liên lạc lấy booking cấp container rỗng đóng hàng, ví dụ: 

• Giá C&I, CIF người bán chủ động liên lạc Hãng tàu đặt booking và thông báo thời gian load hàng, dự kiếu tàu đi, tàu đến cho phía người mua biết. 
• Giá FOB thì người bán chủ động liện lạc với người mua yêu cầu cung cấp thông tin để lấy booking cấp container rỗng đóng hàng. 

Ghi Chú: 

• Tùy theo điều khoản giao hàng mà phía người bán chủ động liên lạc để nhận booking đóng hàng. 
• Dù trong điều khoản nào đi nữa cũng phải chủ động thông báo cho người mua: thời gian đóng hàng, thời gian tàu chạy, dự kiến tàu đến nơi giao hàng …
• Cần chủ động chuẩn bị chứng từ thanh toán theo điều khoản hợp đồng, tránh phát sinh trong vấn đề nhận tiền thanh toán.

• Sau khi có được booking, người bán chủ động sắp xếp thời gian đóng hàng căn cứ vào thời gian thể hiện trên booking. 
• Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ gồm:  packing list container, seal tàu, vị trí cấp container, lệnh cấp container có ký tên của điều độ cảng cho phép lấy container rỗng. cho tài xế kéo container đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, 
• Đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho người xuất khẩu đóng hàng, đóng các phí liên quan nếu có 
• Kéo container rỗng về kho đóng hàng và hạ container có hàng theo địa điểm chờ xuất trên booking.

Lưu ý: trong booking chúng ta cần lưu ý những điểm sau

• ETD: dự kiến tàu chạy
• ETA: dự kiến tàu đến
• Port of Loading: Cảng load hàng
• Port of Discharge: Cảng dỡ hàng
• Port of Transit (if any): Cảng chuyển tải nếu có
• Vessel Name: Tên tàu
• Cut off: Thời gian cuối cùng phải hoàn tất vô sổ tàu trước thời gian cut off
• Factory Name: Nơi đóng hàng
• Container number: Số lượng container rỗng.
• Seal tàu: Cần lưu ý niêm seal container lại sau khi hoàn tất thủ tục.

Việc đóng hàng vào container là việc của phía công nhân nhà máy, tuy nhiên nhân viên Xuất nhập khẩu cần phải theo dõi một số vấn đề quan trọng sau, để tránh sai sót phát sinh:

• • + Số kiện 
  • + Shipping Mark 
  • + Số PO
  • + Tên hàng
  • + Gross Weight/Net.Weight 
  • …. 

>> Đây là những chi tiết cần phải chính xác và đồng nhất với nhau trong chứng từ thanh toán thể hiện trong hợp đồng.

• Mở tờ khai hải quan:  bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).
• Đăng ký tờ khai
• Đóng phí
• Lấy tờ khai
• Thanh lý tờ khai
• Vào sổ tàu hàng xuất
• Thực xuất tờ khai hải quan

Ghi chú: đối với những lô hàng cần kiểm tra chuyên ngành, hun trùng, kiểm dịch , lấy mẫu … Chúng ta cần tiến hành cùng lúc với bước thủ tục xuất khẩu và phải hoàn thiện trước khi Hải quan bấm seal Hải quan.

• Vận đơn là một chứng từ không thể thiếu trong bộ chứng từ Xuất Nhập Khẩu hay chứng từ thanh toán (tùy theo hợp đồng mà người mua yêu cầu cung cấp Vận đơn gốc hay vận đơn Surrender) 
• Sau khi hoàn tất thủ tục xuất khẩu và trước khi tàu chạy, người bán phải cung cấp đầy đủ các chi tiết cho bên cấp Booking để hoàn tất việc phát hành vận đơn. 

Lưu ý: Do tính chất quan trọng của Vận đơn nên người bán cần cung cấp thông tin chính xác theo hợp đồng và kịp với thời gian yêu cầu của phía nhà vận chuyển.

Căn cứ vào điều khoản chứng từ thanh toán của hợp đồng mà người bán cần chuẩn bị và cung cấp cho người mua những giấy tờ sau: 

• Chứng từ cần có:
  • Commercial invoice
  • Packing list details
  • Bill of Lading 

>> Packing list và invoice là hai chứng từ được phát hành cùng lúc với bước 5.

• Chứng từ có thể có: 
  • + Kiểm dịch, hun trùng 
  • + Giấy chứng nhận xuất xứ 
  • + Giấy kiểm tra sức khỏe
  • + Hợp đồng bảo hiểm
  • + Giấy tờ khác theo yêu cầu trong hợp đồng

>> Tùy theo yêu cầu trong hợp đồng xuất mà người bán chuẩn bị giấy tờ cần thiết để cung cấp cho người mua. Những giấy tờ này sẽ được chuẩn bị và phát hành sau khi hoàn tất phát hành Vận đơn gốc. Những giấy tờ này được xem là hợp lệ khi phải trùng khớp với nhau các chi tiết với nhau.

Trước khi hoàn tất Bộ chứng từ thanh toán gốc, người bán cần scan cho người mua kiểm tra trước khi phát hành bộ chứng từ gốc. 

Tùy theo điều khoản thanh toán mà người bán xuất trình bộ chứng từ thanh toán theo các hình thức: 

• + Gởi trực tiếp cho người mua 
• + Gởi chứng từ thông quan Ngân hàng. 

Chứng từ sẽ được gởi đi sau khi hoàn tất thủ tục.

Lưu ý: Việc lưu chứng từ XNK là một khâu hết sức quan trọng của công ty tránh thất lạc hồ sơ. 

>> Nếu có thắc mắc hoặc cần tìm hiểu thêm về quy trình xuất khẩu hàng hóa, Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn trực tiếp

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Logistic, giao nhận xuất nhập khẩu, đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu … Công ty TNHH Đầu tư thương mại XNK Nhật Minh Khánh sẵn sàng hợp tác tư vấn các bạn tất cả các hoạt động trong lĩnh vực liên quan đến Xuất Nhập Khẩu. 

Chúc Quý khách hàng thành công!